Fundamentos Para Administrar STOCKS

STOCK, termino que denomina en un determinado momento, la situación estática de un deposito de bienes económicos, como mercancías, materia prima u otro objeto cualquiera.

Para determinar el nivel de Stocks se consideran diversos factores tales como la Utilidad que estos pueden dar al usuario, satisfaciendo una necesidad especifica; la oportunidad al disponer de estos justo al momento en que se necesitan; la cantidad disponible, frente a la cantidad necesitada; y el Precio como la medida de disfrutar de un bien que cumple con el Valor o Utilidad requeridos, es decir que satisfaga los elementos mencionados anteriormente.

Como Bienes Económicos, los Stocks proporcionan un nivel de utilidad de acuerdo a la cantidad disponible, al lugar donde se encuentran y al momento en que se precisa.

En el pasado el concepto era Abundancia, es decir buscando que no faltaran los bienes, evitar la escasez, pero esto se ha modificado al incorporar costos que tradicionalmente no eran considerados, tales como los costos de Obsolescencia y costos de oportunidad entre otros que ahora influyen en el objetivo fundamental de servir al usuario y/o cliente en el plazo previsto, pero sin acumular excesivos stocks.

Sin embargo, la reduccion de costos de Stocks no debe ser vista en forma individual, como hecho aislado del resto de partes integrantes de la organización, siendo importante incorporar Políticas y Procedimientos en forma integrada, que evite por un lado el desabastecimiento y por otro el inventario excesivo.

Manejar los inventarios se circunscribe dentro de una Cadena muy compleja de actividades que inicia con la necesidad del Cliente o usuario quien Toma su decisión de compra o adquisición en el último momento, exigiendo además el ser atendido de inmediato; para lo que la organización debe estar preparada manteniendo una disponibilidad suficiente de stocks de artículos que forman parte del suministro normal y por otro lado tener la posibilidad de preparar pedidos específicos dentro de plazos muy reducidos o por lo menos más rápido que la competencia.

El atender Stocks considerando la interdependencia entre la Previsión de Ventas, la Planificación de la Producción y la Política de Reposición de Inventarios; evitara tomar decisiones que ahorren dinero por un lado y lo pierdan por otro. Ahorrar dinero reduciendo inventarios resulta relativamente fácil pero ello puede ocasionar en mayores costos en otra área.

Razones para Mantener Stocks

Dificultades de predictibilidad y la ausencia de prevención son las condiciones básicas que generan problemas de Stocks, incrementando el riesgo de exceso o falta de los mismos, por diversas razones como:

• Variación en los Programas de Producción y Plazos de despacho.
• Escasez de Materia Prima en el lugar de origen.
• Huelgas en Instalaciones del Proveedor o de la empresa de transporte.
• Pérdida del pedido o demora por trámites.
• Material defectuosos o inadecuado.
• Estacionalidad en el abastecimiento.
• Accidentes, catástrofes y siniestros.
• Incrementos en los precios y condiciones de entrega.
• Moda y cambios en los hábitos de consumo.

Costos del Inadecuado Manejo de Stocks

• Paralización de la Producción por falta de materiales.
• Costo de pérdida de Producción por falla de máquinas sin repuestos.
• Costo de preparación de máquinas.
• Costos de Capital de Trabajo por Mantener Stocks.
• Costos de infraestructura para evitar su degradación.
• Elevados Fletes.
• Costo de pérdida de Ventas
• Pérdida de Clientes.

Elementos para el control de Stocks

Un buen punto de partida para mejorar el manejo de los Stocks suele considerar un buen Sistema de información sobre los siguientes factores:

• El Producto, sus características y las de sus componentes, complementos y sustitutos, sus especificaciones técnicas, etc.
• La ubicación y localización de los puntos de entrega al usuario, las característica del mismo, formas de uso, tendencias de consumo, programas de servicio, factores críticos de operación, etc.
• El Proveedor y fuente de abastecimiento, sus características, posibilidades de atender pedidos de urgencia, su capacidad de respuesta, que tan importante resultamos para ellos, en su facturación, etc.
• Los almacenes, para saber la disponibilidad exacta de Stocks con relación al consumo.
• El Tiempo de atención, como ciclo de acopio, producción y servicio.

Algunas Medidas a Considerar

• Conocer la composición y naturaleza de los Stoks.
• Clasificar adecuadamente los Stokcs, identificando los de naturaleza critica.
• Fijar políticas de reposición por tipo de material.
• Cambios en diseño y especificaciones que permita al proveedor menores costos de fabricación.
• Sustituir materiales para reducir el valor del artículo.
• Adquirir Stocks de acuerdo al consumo esperado.
• Evitar compras por gangas o especulación.
• Prevenir riesgos críticos de desabastecimiento como huelgas o estacionalidad.
• Reducir la variedad de artículos en los inventarios, empleando una buena catalogación de materiales.
• Eliminar artículos obsoletos o fuera de uso en la empresa.
• Cambiar procedimientos para reducir el tiempo de demora en contar con el material.
• Adquirir materiales y equipos que reducen el costo de mano de obra o incrementan la eficiencia de operaciones.
• Plantear Programas y Presupuestos Integrales con diversos escenarios factibles.
• Emplear un Sistema de Información eficiente.
• Formar equipos de trabajo pluralistas.
• Formular Objetivos Claros de costo, tiempo y calidad.

Carlos A. Lizárraga Portugal
Consultor de Negocios
gerencia@agdcapacitacion.com
www.agdcapacitacion.com

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